A produtividade é o resultado de uma equação muito simples, que compara tudo aquilo que uma empresa produz ou vende, com os recursos utilizados para efetivar a produção e a venda.
Em resumo, produtividade é o resultado da divisão das saídas pelas entradas, das receitas pelas despesas ou da produção pelos recursos utilizados.
Por se tratar de uma equação, fica claro que para aumentar a produtividade, basta mexer em uma das variáveis. Ou seja, posso aumentar as vendas ou reduzir as despesas. Posso aumentar a produção ou reduzir os gastos. Ou posso fazer ambos (o que é o sonho de todo empresário).
Todas as ferramentas, técnicas e filosofias de organização da produção estão voltadas ao aumento da produtividade. Além disso, a tecnologia sempre esteve ao lado da produtividade. Fornecendo máquinas e equipamentos mais modernos, softwares e sistemas de controle cada vez mais precisos e colaborativos.
Tudo isso tem permitido que as empresas consigam produzir mais com menos pessoas, gerando um ganho de produtividade cada vez maior.
Mas, nos últimos anos, surgiu outro fator que tem feito com que os empresários busquem com mais afinco essa máxima do “fazer mais com menos”: a crise econômica!
Muitas empresas se viram diante da necessidade de apertar os cintos, reduzir os gastos e rever os investimentos que estavam projetados. Muitas, optaram por demitir pessoas e, isso fez com que, infelizmente, tenhamos um número elevado de pessoas sem trabalhar.
Este corte na mão-de-obra começou a ser feito nas atividades indiretas, que representam um custo fixo para as empresas. Assim, o quadro de pessoal das áreas administrativas das empresas começou a sofrer cortes. Onde havia três, ficaram dois. Onde havia dois, ficou um. E por aí vai…
O empresário começou a semear a necessidade de trabalhar de forma enxuta. Menos pessoas e menos recursos, que precisam manter ou até elevar os níveis de produção e venda. É um desafio para quem administra empresas num país em crise e, um desafio igualmente grande, para quem trabalha em empresas que passam por esta situação.
Porém, há algo que parece passar despercebido pela maioria dos gestores: reduzimos o quadro de pessoal nas atividades indiretas, mas o volume de trabalho continua o mesmo ou reduziram muito pouco.
As empresas continuaram tendo a folha de pagamento para fechar, os informes contábeis a entregar e todas as obrigações legais a realizar. Em alguns casos, os processos de desligamento/recontratação e o retrabalho gerado nas atividades administrativas ou de produção, permitem afirmar que:
A redução no quadro de pessoal tem gerado mais trabalho do que havia antes. O problema é que há menos pessoas disponíveis para realizar esses trabalhos.
Neste momento, começamos a perceber um fenômeno bem interessante: as empresas deixaram de ser enxutas e começaram a se tornar escassas!
Pois, o volume de trabalho nessas empresas não mudou, o que fez com que as pessoas que permaneceram na empresa começassem a sofrer com a sobrecarga de trabalho.
A redução do quadro de pessoal não foi acompanhada da redução das tarefas, assim a empresa vai se tornando escassa. Escassa de tempo, de pessoas, etc.
A diferença entre empresa enxuta e escassa está no número de pessoas necessárias para realizar determinadas atividades. Está também na qualidade e agilidade com que as tarefas são realizadas. Se as tarefas têm demorado mais para serem realizadas e se a qualidade dessas tarefas piorou, é sinal que a empresa é escassa, e não enxuta!