Transcrição do episódio "270 – Como está a nossa Comunicação?"
Olá, pessoal! Meu nome é Fabiano Goldacker. Sou Coach Executivo da Ponte ao Futuro.
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Como está a nossa comunicação?
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Querido ouvinte do Coachitório Online! Pelo título do episódio, você já deve ter percebido que hoje nós vamos falar novamente de um tema que já navegou bastante aqui no nosso podcast sobre pessoas, carreira e liderança: a comunicação. Mas, ainda que seja um tema que está na nossa trending topics, faz um tempinho que esse tema não aparece por aqui. A última vez que falamos diretamente sobre comunicação foi no episódio #230, da temporada passada e, desde já, te convido a ouvir novamente esse episódio.
Para começarmos a falar de comunicação, peço que imagine a seguinte cena, bastante comum no ambiente de trabalho: alguém envia uma mensagem, faz uma reunião, dá uma orientação ou encaminha um e-mail. A pessoa acredita que foi clara. Pouco tempo depois, percebe que o destinatário entendeu outra coisa. O problema nem sempre está na falta de informação. Muitas vezes, está no ruído existente entre quem comunica e quem recebe a mensagem. Comunicar parece simples. Afinal, fazemos isso o tempo todo. Falamos, escrevemos, ouvimos, respondemos, enviamos mensagens, participamos de reuniões e compartilhamos informações.
Mas comunicação eficiente é muito mais do que transmitir palavras. É fazer com que uma mensagem seja compreendida de maneira adequada e produza o efeito necessário. No ambiente organizacional, isso assume uma importância ainda maior. Uma informação mal transmitida pode gerar retrabalho. Uma orientação ambígua pode provocar um erro. Uma meta mal explicada pode comprometer resultados. Um feedback mal conduzido pode deteriorar uma relação. E uma liderança que não consegue se comunicar adequadamente dificilmente conseguirá mobilizar pessoas.
Por isso, quando falamos de gestão, liderança e produtividade, estamos necessariamente falando de comunicação.
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A comunicação é um tema bastante corriqueiro nos treinamentos que eu faço para o desenvolvimento de lideranças. Aliás, eu diria que é um tema onipresente. Nos meus treinamentos, eu gosto de apresentar de forma prática a teoria clássica da comunicação, especialmente a partir do modelo de Shannon e Weaver. Nesta teoria, há um componente que faz toda a diferença no processo de comunicação: o ruído. O ruído pode ser entendido como qualquer interferência capaz de prejudicar a transmissão ou a compreensão de uma mensagem.
Mas o interessante é que o ruído não precisa ser necessariamente um barulho. Uma máquina funcionando ao lado de duas pessoas que conversam é um ruído físico. Mas uma palavra que possui significados diferentes para duas pessoas também pode ser um ruído. Da mesma forma, uma pessoa preocupada com um problema pessoal pode ouvir uma orientação, mas não conseguir prestar atenção suficientemente nela. Isso significa que existem diferentes tipos de ruído na comunicação cotidiana.
Um deles é o ruído físico, que é o mais fácil de identificar. É aquele que interfere fisicamente na transmissão da mensagem: barulho de máquinas, pessoas conversando, telefone tocando, música alta, problemas de acústica ou uma conexão ruim durante uma reunião virtual. Embora pareça um problema simples, o ruído físico pode ter consequências importantes, pois uma palavra não ouvida corretamente pode modificar completamente o significado de uma orientação.
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Outro tipo de ruído é o tecnológico. Vivemos em organizações cada vez mais dependentes da tecnologia, e isso criou novas formas de interferência. Uma mensagem que não chega, um áudio com baixa qualidade, uma videoconferência instável, uma notificação perdida ou uma informação distribuída simultaneamente por diferentes canais podem comprometer a comunicação. A tecnologia também gera outro ruído que passa despercebido de muitos: o excesso de informação. Receber centenas de mensagens diariamente não significa estar bem informado. Pelo contrário. O excesso de informação pode dificultar a identificação daquilo que realmente importa.
Há também o ruído semântico, que pouca gente percebe e que representa um grande problema de comunicação. Esse ruído ocorre quando as palavras utilizadas pelo emissor são interpretadas de maneira diferente pelo receptor. Imagine um gerente dizendo: “Precisamos melhorar rapidamente os resultados.” Para ele, a mensagem parece estar clara. Mas, o que significa “rapidamente”? Uma semana? Um mês? Um trimestre? Ou imagine um líder dizendo: “Preciso que você seja mais proativo.” Será que o colaborador sabe exatamente o que isso significa? Quanto mais abstrata for a mensagem, maior a possibilidade de interpretações diferentes. Por isso, bons comunicadores procuram substituir conceitos vagos por informações claras, objetivas e contextualizadas.
Há também o ruído psicológico, que acontece dentro da própria pessoa. Nesse caso, o medo, ansiedade, raiva, insegurança, preconceitos, preocupações e experiências anteriores podem interferir na maneira como uma mensagem é recebida. Esse ruído se assemelha ao ruído emocional, que tem a ver com o estado emocional existente no momento da comunicação. Assim, uma pessoa irritada pode interpretar uma pergunta como uma provocação, uma pessoa frustrada pode interpretar uma sugestão como uma crítica ou uma pessoa insegura pode interpretar um silêncio como rejeição.
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Essa lista de ruídos é bem maior e eu trouxe aqui alguns exemplos do que a gente vê no cotidiano. Por isso que uma das missões principais de todo e qualquer líder é ter a noção de que um bom ambiente de trabalho não é construído apenas por benefícios, remuneração ou infraestrutura. Ele também é construído pela qualidade das relações e não existem relações de qualidade sem comunicação. Quando as pessoas sabem o que está acontecendo, compreendem suas responsabilidades, conseguem expressar suas opiniões e recebem informações de maneira transparente, tende a existir maior confiança.
Por outro lado, quando a comunicação é deficiente, surge espaço para a especulação e, onde faltam informações, frequentemente aparecem os rumores. Uma informação que poderia ser resolvida com uma conversa passa a circular pelos corredores. Uma decisão que não foi explicada gera interpretações. Um problema que não foi discutido transforma-se em conflito. Por isso, comunicação transparente é também uma ferramenta de prevenção de conflitos. Os conflitos, por sua vez, representam uma das questões mais presentes no dia a dia das empresas e a resolução dos conflitos tem se tornado uma habilidade cada vez mais desejada para os líderes, até porque os conflitos gerados por problemas de comunicação geram, também, ineficiência e perdas.
Sabe-se que existe uma relação direta entre comunicação e eficiência. Pense em uma organização na qual uma tarefa precisa passar por cinco departamentos. Se cada área compreender corretamente o que precisa fazer, o processo flui. Mas se uma informação for transmitida de maneira incompleta, alguém poderá executar a tarefa incorretamente. Será necessário corrigir. O trabalho volta. O prazo aumenta. O custo cresce. O resultado é conhecido: retrabalho. Por isso que a comunicação deficiente produz desperdício. É o tempo desperdiçado em reuniões improdutivas ou procurando informações. Tempo que você dedica para corrigir erros ou para ficar esclarecendo aquilo que poderia ter sido explicado adequadamente desde o início. Portanto, melhorar a comunicação não é apenas melhorar os relacionamentos. É também uma estratégia de produtividade.
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Durante muito tempo, comunicação foi tratada como uma competência comportamental importante, mas secundária. Hoje, essa visão já não faz sentido. Aliás, no episódio anterior, quando falamos das competências técnicas e comportamentais, eu comentei que a comunicação é uma soft skill muito desejada. Nos dias de hoje, as empresas são cada vez mais complexas. As pessoas trabalham em diferentes áreas, cidades, horários e até países, a capacidade de comunicar-se adequadamente tornou-se uma competência estratégica.
Uma empresa pode possuir excelentes profissionais, tecnologia de ponta e uma estratégia brilhante, mas, se essas pessoas não conseguirem conversar, compartilhar informações, tomar decisões e trabalhar de maneira integrada, os resultados serão comprometidos. No final, talvez a grande pergunta seja: “Nossa empresa consegue transformar informação em conhecimento e esse conhecimento em ação?” Essa é uma diferença fundamental porque comunicação não termina quando a mensagem é enviada. Ela termina quando a quando a mensagem é compreendida.
E, para a liderança, essa competência é ainda mais importante. O líder que domina a comunicação não apenas transmite informações. Ele reduz ruídos, constrói confiança, previne conflitos, aumenta a eficiência, fortalece o relacionamento entre as pessoas e, principalmente, consegue transformar uma estratégia escrita no papel em comportamento e resultado. Repetindo: no mundo corporativo, comunicar bem não é um diferencial, mas sim uma das condições fundamentais para liderar.
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Fala, galera do Coachitório Online.
Muita gente acha que se comunica bem, quando, na realidade, comunicam-se muito mal. Essas pessoas confundem o ato de falar muito com o de se comunicar bem e esse erro é bem comum. Então, talvez essa seja uma das principais lições que podemos levar para o mundo corporativo. Um bom comunicador não é necessariamente aquele que fala mais, mas sim aquele que consegue ser compreendido. Especialmente para o líder, existe uma regra simples: se a equipe não entendeu, a comunicação ainda não terminou.
Mas eu quero ouvir você! Como é a comunicação dentro da sua empresa? Ficarei feliz com seus comentários. Se preferir, pode escrever para fabiano@ponteaofuturo.com.br Te faço também um pedido: escolha um episódio do Coachitório Online para compartilhar com seus amigos, nas suas redes sociais e lembre-se de apertar o botão para seguir o nosso podcast. Vamos aumentar o número de pessoas que está nos acompanhando nessa jornada.
Encontro você no próximo episódio! Um abraço!
