Nos preparamos para a conversa, marcamos o horário, chamamos a pessoa e aplicamos o feedback participativo conforme manda o figurino! Termina a conversa, alguns compromissos são firmados, apertam-se as mãos e a pessoa sai da sala, satisfeita pela conversa que teve. E o líder também está satisfeito por ter conduzido o feedback participativo de forma eficaz e por ter atingido o objetivo principal do processo. Surge aquela sensação de dever cumprido, como se a conclusão do feedback participativo encerrasse também todas as nossas obrigações para com aquela pessoa que acabara de deixar a sala. Ledo engano!
É nesse momento que tem início um dos papeis mais importantes do líder: acompanhar o desenvolvimento da sua equipe.
O feedback participativo termina com o compromisso do liderado de colocar em prática as ações que assumiu durante a conversa. Ao mesmo tempo, o líder coloca-se à disposição para auxiliar o liderado a colocar em prática essas ações. Esse compromisso não pode ficar apenas nas palavras. Precisa ir para a prática.
Muito embora seja do liderado a responsabilidade maior pela realização do que foi combinado ao fim do feedback participativo, cabe ao líder acompanhar essa evolução. Diante disso, a questão passa a ser: como o líder pode acompanhar esse processo sem ser invasivo ou querer tomar para si e centralizar a responsabilidade pela execução das ações que cabem ao seu liderado?
Parte dessa resposta está no próprio feedback participativo. Ao final da conversa, é importante combinar com o liderado a forma pela qual o líder irá manter-se informado sobre o andamento das ações. Pode ser por meio de conversas rápidas e pontuais, por meio de relatórios, e-mail, etc. Deve haver liberdade para ambas as partes definam qual será o meio mais adequado.
Também gosto da ideia de – ao final do feedback participativo – deixar uma data pré-agendada para uma nova conversa, presencial, do tipo “olho-no-olho”, na qual o liderado poderá relatar os avanços do seu plano de ação. Mas vale salientar que essa conversa não é um novo feedback, e sim uma conversa de acompanhamento.
Mas aí eis que surge outra pergunta: como conduzir essa conversa de acompanhamento? Se eu tivesse que descrever essa conversa em duas palavras, diria: leveza e informalidade. Para que essa conversa tenha essas características, é fundamental evitar o uso de expressões como “prestação de contas” ou “monitoramento”, pois esses termos trazem embutidos em si um peso e uma cobrança por parte do líder que pode colocar o liderado em uma posição defensiva, prejudicando o objetivo principal de todo o processo, que é o desenvolvimento dos pontos de melhoria do liderado.
Desta forma, já que o líder se colocou à disposição do liderado para auxiliar no desenvolvimento e execução do plano e já que é papel do líder mostrar interesse genuíno pelo crescimento da pessoa com quem está falando, esses argumentos podem ser usados quando realizarmos a conversa de acompanhamento. A leveza e a informalidade são criadas a partir do momento que o líder descontrai o ambiente, tirando o peso da conversa e convidando a outra pessoa a falar abertamente sobre seus avanços, dificuldades e descobertas. Ao líder cabe ouvir atentamente e mostrar interesse pelo que é falado.
Isso não elimina o fato de que o líder precisa se preparar para a conversa. Recomenda-se que ele saiba e tenha à mão uma relação dos resultados que ele esperava por parte do liderado até então. E para que isso seja possível, é importante que o líder acompanhe constantemente a evolução do liderado, estando presente no dia-a-dia, pois quando o líder mostra que está por dentro da evolução do seu liderado, este por sua vez irá demonstrar um respeito muito grande para com o líder o que irá fazer com que o liderado se aplique ainda mais no seu próprio desenvolvimento.
Assim como foi feito no feedback participativo, se o liderado apresentar quaisquer dificuldades ou dúvidas, o líder deve novamente colocar-se à disposição, perguntando ao liderado: “- Como posso ajudar?” Note que muito embora quase sempre o líder saiba exatamente o que fazer diante da dificuldade apresentada pelo liderado, a forma como a pergunta foi feita irá induzir o liderado a descobrir sua própria resposta. Note também que essa pergunta está alinhada com a forma pela qual o feedback participativo foi realizado, conduzindo o liderado por um processo de autodescoberta.
Se eventualmente o liderado não mostrou progresso algum durante o período que se sucedeu ao feedback participativo – o que não deve ser surpresa para o líder pois ele está sempre acompanhando a evolução da equipe – é importante que o líder ouça atentamente os motivos alegados pelo liderado que fizeram com que não houvesse progresso. Assim como ocorreu no feedback participativo, uma vez que o ambiente de leveza e informalidade for estabelecido o liderado irá expor os fatos e assumir, quando for o caso, a responsabilidade que lhe cabe.
Embora a conversa deva ser leve e informal, é importante que fique sempre claro para o líder que essa conversa de acompanhamento tem um objetivo claro, que é acompanhar a evolução das ações que foram combinadas no feedback participativo. Da mesma forma, é importante que fiquem claros para o líder os resultados esperados para essa conversa, que é o de mostrar que está acompanhando o liderado e atestar que ele está no caminho certo.